Công ty tổ chức sự kiện: Bí quyết tổ chức sự kiện thành công

Trên thực tế, việc kết hợp giữa một kế hoạch chu đáo, sự đánh giá các khoản đầu tư với mục tiêu chiến lược chính là giá trị lớn nhất mà khoản đầu tư này mang lại cho doanh nghiệp.

Trước hết, bạn cần phải xem xét những nguyên tắc cơ bản có ảnh hưởng quyết định đến sự thành công của hoạt động tổ chức sự kiện, được trình bày một cách cô đọng trong 7 nguyên tắc như sau :

7  Bí quyết tổ chức sự kiện thành công

1/Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa Bán hàng và Hoạt động tiếp thị.

Tổ chức sự kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường. Trên thực tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói, nó cũng na ná như việc bán hàng kèm theo một mẩu quảng cáo và một chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt động tổ chức sự kiện chỉ đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã bỏ sót những yếu tố quan trọng khác của nó.

2/ Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu.

Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Đối với một cuộc triển lãm thương mại, cho dù quy mô của nó có “tầm cỡ” đến đâu, bất kể bạn ra sức tạo ấn tượng như thế nào, nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu.

Do đó, khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, bạn hãy lên kế hoạch chi tiết cho những hoạt động của mình nhằm thu hút đúng đối tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng để chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Bạn cần phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thông điệp gì bạn muốn truyền tải đến họ.

3/ Đặt mục tiêu cụ thể.

Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc. Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được chú trọng và đầu tư đúng mức, vì thế khó mà “cân đo” được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành.

4/ Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng.

Chẳng hạn, một cuộc triển lãm hàng hoá sẽ không mấy hiệu quả trong việc khuếch trương danh tiếng của công ty. Nếu mục tiêu của bạn chỉ gói gọn trong việc xây dựng một danh sách khách hàng để có thể liên lạc với họ thường xuyên, thì các cuộc triển lãm như thế là một cách làm vừa tốn kém, vừa phô trương. Có những lựa chọn khác thuyết phục hơn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ sự trợ giúp của bộ phận tổ chức sự kiện.

 Do đó, không có gì đáng ngại nếu đối thủ cạnh tranh dành ra nhiều ngân sách hơn, đầu tư nhiều hơn cho hoạt động tổ chức sự kiện so với công ty của bạn. Bạn chắc chắn sẽ đạt được những kết quả tốt hơn họ nhờ vào những sự kiện tập trung, có mục đích cụ thể với ngân sách vừa phải.

5/Quảng bá sự kiện.

Không thể chỉ dựa vào việc điều hành, thực hiện một cuộc triển lãm sản phẩm mà doanh nghiệp có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội tiềm năng. Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia. Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, bạn càng cần phải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự.

6/Thiết lập và theo sát các mối liên hệ.

Nếu triển lãm thương mại đang diễn ra, bạn hãy dồn hết sự tập trung vào “chất lượng”, thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng. Sau khi kết thúc một sự kiện thương mại như thế, bạn phải theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được để có thể tạo ra lợi nhuận thực sự cho công ty. Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn. Đừng tiếp tục, nếu công ty của bạn chưa chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó. Hãy làm việc này trước khi quyết định bỏ vốn để đầu tư vào việc tổ chức một sự kiện khác.

7/Nhân lực là yếu tố quan trọng.

Nếu như các sự kiện thương mại là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể tham gia ở cả hai phía: người được truyền tải và người thực hiện việc truyền tải thông tin. Thành công sẽ nằm ở việc xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ hưởng ứng bạn trong sự kiện thương mại đó. Đồng thời, việc tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu này cũng không kém phần quan trọng.

>> Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện

Để lựa chọn được một địa điểm "đắc địa" nhất cho Event của mình, có nhiều yếu tố mà dân Event phải cân nhắc.

Những lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

1/  Tính phù hợp của địa điểm

Một trong những tiêu chí đầu tiên trong tổ chức event là chọn lựa địa điểm tổ chức phù hợp, thường sự kiện được tổ chức ở khách sạn hay trung tâm hội nghị. Ví dụ lễ vinh danh doanh nhân tiêu biểu hay lễ tuyên dương sinh viên tốt nghiệp thủ khoa ĐH, CĐ tổ chức tại trung tâm hội nghị là phù hợp, hay lễ Valentine tổ chức ở một cây cầu lãng mạn như cầu Ánh Sao ở Phú Mỹ Hưng sẽ tạo nên một không gian gây nhiều cảm xúc. Chính vì vậy, những ý tưởng sáng tạo để việc lựa chọn địa điểm góp phần đáng kể vào việc tạo ấn tượng với khách tham dự.

2/ Số lượng khách tham dự:

Một địa điểm tốt không nên quá rộng hoặc quá nhỏ mà phải phù hợp với số lượng khách tham dự. Nếu địa điểm quá nhỏ sẽ làm khách mời cảm thấy không thoải mái, chất lượng chương trình giảm, tuy nhiên nếu địa điểm quá rộng sẽ làm loãng không khí của sự kiện mà lại tăng chi phí thuê.

Bạn cũng nên cân nhắc cách thiết lập của sự kiện để định ra không gian phù hợp, ví dụ không gian tiệc ngồi thì diện tích trung bình tối thiểu phải là 1m2/người, tiệc buffet thì diện tích trung bình là 1.5m2 - 2m2/người, tiệc có kèm khiêu vũ thì không gian bình quân là 2.5m2 - 3m2/người.

Từ đó lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị - sự kiện có dịch vụ chuyên nghiệp, có không gian sảnh đón tiếp, phòng hội nghị với diện tích phù hợp. Hiện nay ở trung tâm Hội nghi – Tiệc cưới Capella Parkview có hệ thống sảnh với lối kiến trúc di động, rất linh hoạt nên bạn dễ dàng chọn lựa được diện tích phù hợp với số lượng khách thực tế.

3/ Khách tham dự là ai?

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cũng phụ thuộc vào khách mời tham dự, nếu khách mời của bạn là những người sang trọng và giàu có thì nơi tổ chức event buộc phải là khách sạn hoặc các khu resort cao cấp với các dịch vụ kèm theo đạt chất lượng cao. Hay nếu khách hàng là trẻ em thì tổ chức ở công viên hay thảo cầm viên là phù hợp nhất.

4/ Tính tiện lợi về mặt địa lý

Chọn lựa địa điểm tổ chức event không nên quá xa khu vực những người tham dự sinh sống, điều này tạo sự thoải mái và tiện lợi cho khách tham dự. Nếu bạn tổ chức hội nghị khách hàng ở khu vực Đông Bắc thành phố HCM thì nên lựa chọn một khách sạn, nhà hàng tiệc cưới, trung tâm hội nghị tại khu vực Gò Vấp, Bình Thạnh hay Phú Nhuận là lý tưởng nhất.

 5/ Điều kiện thời tiết:

Luôn cân nhắc đến yếu tố thời tiết trước mỗi chương trình. Nếu bạn dự định tổ chức event trong mùa mưa hoặc những ngày lạnh thì event ngoài trời không phải là một ý tưởng hay, hãy cố gắng tìm kiếm địa điểm trong nhà nếu có thể nếu điều kiện tổ chức và chi phí cho phép.

6/ Tiện ích và dịch vụ đi kèm:

Một event thành công phải đáp ứng được mọi mong muốn của người tham dự, khiến cho họ hài lòng ở mức cao nhất, do đó, không thể xem nhẹ các yếu tố hỗ trợ trong một event.

Ngoài những yếu tố chính trên, các bạn cần phải lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện nên chú trọng đến bãi giữ xe, đậu xe cho khách mời tham dự cùng với các vấn đề an ninh …

 Nguồn: http://congtytochucsukien.com.vn/cong-ty-to-chuc-su-kien-bi-quyet-to-chuc-su-kien-thanh-cong-101.html